Postępujący proces standaryzacji w obszarze informatyzacji administracji publicznej oznacza konieczność budowy jednolitych standardów, na których oparte byłyby przyszłe rozwiązania. Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego współpracuje z różnymi podmiotami celem opracowania i udostępniania standardów informacyjnych dla rozwiązań internetowych. Jedną z wytycznych standaryzacji zarówno w skali Cyfrowego Urzędu jak ogólnopolskim jest przyj ęcie ujednoliconego opisu karty zadań dla procedur urzędowych.
Każda procedura realizowana w Cyfrowym Urzędzie posiada swoj ą kartę zadania, w której określone są wszystkie elementy jakie składaj ą się na daną procedurę. Cyfrowy Urząd wypracował jednolitą kartę opisu zadania, która może być używana przez inne podmioty. Elementy składowe ujednoliconej karty opisu zadania to: Ogólny opis sprawy/zadania, Kogo dotyczy, Wymagane dokumenty, Formularze/wnioski do pobrania (których wzór jest określony ustawowo), Opłaty, Odpowiedzialna jednostka administracji publicznej, Termin załatwienia sprawy, Podstawa prawna, Tryb odwoławczy, Uwagi i dodatkowe informacje.
Rys. 7 Karta opisu zadania - procedura „Sprawdzanie stanu sprawy”
Źródło: opracowanie
własne.
Nowatorskim rozwiązaniem wprowadzonym w Cyfrowym Urzędzie jest standard XML, będący uniwersalnym językiem znakującym dane (np. zwykły tekst lub dane liczbowe), którym nadaje się formę strukturalną.[2] Zaletą użycia standardu XML jest możliwość wymiany danych pomiędzy różnymi systemami. Dokument powstały w wyniku wypełnienia przez interesanta e-formluarza, podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym (lub bez użycia podpisu), zapisywany jest w postaci wspomnianego już formatu pliku XML. Plik w takiej postaci przesyłany jest do elektronicznego obiegu dokumentów danego urzędu lub opcjonalnie do konsoli administracyjnej (więcej na temat konsoli administracyjnej na str. 99), będącej składową Cyfrowego Urzędu. Dokument taki może być następnie dekretowany do właściwego urzędnika, który rozpatrzy sprawę.
Każda z części pliku XML składa się z następujących elementów:[3]
- dane nagłówkowe - zawierające następujące informacje: numer dokumentu, datę przesłania go, identyfikator aplikacji poprzez którą petent przesłał dokument, identyfikator urzędu do którego sprawa została złożona, identyfikator określający rodzaj sprawy (np. procedura o nazwie "skargi wnioski zapytania"),
- dane identyfikacyjne - zawierające dane identyfikujące osobę składającą wniosek, czyli PESEL, rodzaj dowodu tożsamości oraz jego numer,
- dane wnioskodawcy - zawierające dane opisujące wnioskodawcę (obywatela lub firmę bądź instytucję) - np. imię, nazwisko, NIP, adres zamieszkania; w przypadku firmy: nazwę, REGON, NIP,
- dane dokumentu - zawierające dane charakterystyczne dla danego rodzaju sprawy,
- dane o załącznikach - o ich nazwach oraz typie (rodzaju pliku, np. txt, doc, pdf),
- dane o podpisie elektronicznym - jeżeli takowy został użyty,
- dane tj. numer sprawy w Cyfrowym Urzędzie oraz identyfikator bazodanowy w bazie danych Wrót Małopolski.
Do każdego pliku XML przypisany jest określony plik XSLT, który daję możliwość prezentowania dokumentu zapisanego w standardzie XML w postaci graficznej, czyli ukazującej rzeczywisty wzór wypełnionego wniosku. XSLT (ang. XSL Transformations, Extensible Stylesheet Language Transformations) jest opartym na standardzie XML językiem transformacji dokumentów XML.[4] Pozwala na przetłumaczenie dokumentów z jednego formatu XML na inny, np. na postać graficzną.
Zastosowanie wyżej wymienionych standardów (XML i XSLT) pokazało również jak duże możliwości stoją przed Cyfrowym Urzędem we współpracy z innymi podmiotami i jak duże szanse daje ich otwartość i możliwości integracji. Wiąże się to bezpośrednio z interoperacyjnością, która oznacza zdolność organów i jednostek administracji publicznej do sprawnej współpracy z wykorzystaniem komunikacji elektronicznej, niezależnie od rodzaju stosowanych w poszczególnych jednostkach technicznych rozwiązań cząstkowych.
Cyfrowy Urząd stwarza również możliwość integracji z Biuletynami Informacji Publicznej wszystkich podmiotów biorących udział w projekcie. Wprowadzona została bowiem zasada, iż pomimo dostępności procedur urzędowych z poziomu Wrót Małopolski istnieje również możliwość dostępu z poziomu poszczególnych BIP-ów urzędów. Obywa się to na zasadzie linkowania, czyli umieszczania odnośników internetowych do wybranych procedur czy też kart zadań. Daje to możliwość otwarcia e-formularza z dowolnego oficjalnego serwisu urzędu.
Rys. 8 Odnośniki internetowe do elektronicznych procedur w Urzędzie Miejskim w Bochnii
Źródło: opracowanie własne.
Wreszcie najbardziej kluczową funkcjonalnością systemu Cyfrowy Urząd jest połączenie go z wewnętrznym systemem obiegu dokumentów danego urzędu. Dzieje się tak za sprawą już wspomnianego standardu XML. Dokument, jaki powstaje po wypełnieniu przez interesanta e-formularza, zostaje zapisany w formacie XML, następnie przesłany jest poprzez specjalną aplikacje, tzw. Web Service i ostatecznie trafia do systemu obiegu dokumentów danej jednostki. Web Service to usługa sieciowa, dzięki której istnieje możliwość przesyłania informacji między systemami. Oznacza to, że systemy mogą się komunikować. System daje zarazem możliwość obsługi innych formatów plików poprzez zapewnienie translacji dokumentów do właściwej postaci. Zabieg ten ułatwia zarazem pracę urzędnika, który przyzwyczajony jest już do metod dotychczasowej pracy oraz co ważniejsze przyspiesza czas załatwienia sprawy, co jest szczególnie istotne punktu widzenia petenta.
W ramach projektu przeprowadzono analizę systemów obiegu dokumentów wykorzystywanych w podmiotach administracji publicznej w regionie, co pozwoliło na wypracowanie standardu wymiany dokumentów pomiędzy Cyfrowym Urzędem a wyżej wymienionymi systemami. Jako przykładowe wdrożenie wykonano integrację z systemem obiegu dokumentów w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Małopolskiego.
Źródło: opracowanie własne.
Wreszcie najbardziej kluczową funkcjonalnością systemu Cyfrowy Urząd jest połączenie go z wewnętrznym systemem obiegu dokumentów danego urzędu. Dzieje się tak za sprawą już wspomnianego standardu XML. Dokument, jaki powstaje po wypełnieniu przez interesanta e-formularza, zostaje zapisany w formacie XML, następnie przesłany jest poprzez specjalną aplikacje, tzw. Web Service i ostatecznie trafia do systemu obiegu dokumentów danej jednostki. Web Service to usługa sieciowa, dzięki której istnieje możliwość przesyłania informacji między systemami. Oznacza to, że systemy mogą się komunikować. System daje zarazem możliwość obsługi innych formatów plików poprzez zapewnienie translacji dokumentów do właściwej postaci. Zabieg ten ułatwia zarazem pracę urzędnika, który przyzwyczajony jest już do metod dotychczasowej pracy oraz co ważniejsze przyspiesza czas załatwienia sprawy, co jest szczególnie istotne punktu widzenia petenta.
W ramach projektu przeprowadzono analizę systemów obiegu dokumentów wykorzystywanych w podmiotach administracji publicznej w regionie, co pozwoliło na wypracowanie standardu wymiany dokumentów pomiędzy Cyfrowym Urzędem a wyżej wymienionymi systemami. Jako przykładowe wdrożenie wykonano integrację z systemem obiegu dokumentów w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Małopolskiego.
---
[1] Zobacz rys. 3 Przykładowy e-formularz, dzięki któremu petent może rozpocząć sprawę Cyfrowym Urzędzie, str. 9
[2] Definicja na podstawie http://pl.wikipedia.org/wiki/XML
[3] Definicja na podstawie http://pl.wikipedia.org/wiki/XSLT
[4] Zobacz Rys. 4 E-formularz w postaci graficznej, s. 10
[1] Zobacz rys. 3 Przykładowy e-formularz, dzięki któremu petent może rozpocząć sprawę Cyfrowym Urzędzie, str. 9
[2] Definicja na podstawie http://pl.wikipedia.org/wiki/XML
[3] Definicja na podstawie http://pl.wikipedia.org/wiki/XSLT
[4] Zobacz Rys. 4 E-formularz w postaci graficznej, s. 10
